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Nous ne sommes pas en mesure d'accepter de nouvelles demandes de prêt pour expositions avant le printemps 2027.

Les collections archivistiques, documentaires et artistiques conservées par les bibliothèques du Muséum national d'Histoire naturelle peuvent être prêtées pour des expositions. Vous trouverez dans cette rubrique les procédures à suivre et les conditions d’emprunt, ainsi que toutes les informations nécessaires pour effectuer une demande.

A noter : les demandes de prêt concernant les collections naturalistes doivent être effectuées via la plateforme internet Colhelper pour laquelle une création de compte est obligatoire. 

Toute demande de prêt concernant les collections archivistiques, documentaires et artistiques doit être adressée à l’adresse expodbd@mnhn.fr

Pour établir la liste des informations nécessaires à la demande, nous vous proposons un accompagnement à la recherche dans les collections pour les commissaires et les chargés d’exposition.

Pour être instruite, la demande sur les collections archivistiques, documentaires et artistiques doit comporter les informations suivantes :

- Titre, lieu et dates de l’exposition
- Projet scientifique et culturel de l’exposition
- Facility report (rapport d’installations) du lieu d’exposition
- Liste complète des collections sollicitées avec titre, cote ou numéro d’inventaire, page d’ouverture s’il s’agit d’un volume
- Conditions de présentation souhaitées pour chaque pièce, document, œuvre ou objet
- Demandes de reproduction des pièces exposées pour le catalogue d’exposition ou tout autre usage de communication ou d’action pédagogique

Si l’institution ne dispose pas d’un rapport d’installations, un questionnaire est à compléter par l’emprunteur pour statuer sur la faisabilité du prêt.

La demande officielle doit être effectuée au plus tard 6 mois avant l’ouverture de l’exposition. Ce délai a été défini en fonction des ressources disponibles pour instruire la demande et réaliser le prêt en interaction avec l’emprunteur et ses prestataires et en fonction des contraintes réglementaires de circulation des biens concernés. Il est recommandé de contacter le plus tôt possible la Direction des bibliothèques pour préparer la demande officielle.

La demande de prêt doit prendre en compte les conditions d’exposition propre aux collections demandées :

Ces conditions sont adaptées en fonction de l’état de conservation de la pièce de collection demandée. Pour chaque pièce empruntée, la convention de prêt rappelle les conditions spécifiques.

Le prêt est conditionné à la signature de la convention type de prêt fournie par le Muséum, qui remplace toutes feuilles de prêt adressées par les emprunteurs dans la mesure où sont stipulées les conditions de prêt, et à l’envoi d’une attestation d’assurance avant départ des œuvres.

L’emprunteur doit prendre à sa charge les frais suivants :

• Le nettoyage et la restauration lorsqu’ils sont nécessaires au prêt
• L’assurance clou à clou et tous risques exposition
• L’installation et le soclage si la création de nouveaux équipements est nécessaire.
• L’utilisation et la couverture détaillée d’un transport admis par nos services.
• Le convoiement aller-retour, incluant les per diem du convoyeur, si demandé par le Muséum national d’Histoire naturelle.
• L’envoi de catalogues d’exposition et autres productions présentant les collections empruntées, dont le nombre sera stipulé dans la convention.
• Les frais d’emballage et de transport. Le Muséum national d’histoire naturelle demande que ces opérations soient réalisées par des entreprises spécialisées dont le nom doit lui avoir été soumis au préalable. 

Toute demande d’emballage et/ou de transport par des équipes professionnelles de musée sera spécifiée dans la demande de prêt. Toute manutention par des personnels non qualifiés et non habilités et tout transport par des véhicules autres que des véhicules administratifs aménagés ne seront pas acceptés.

Quels sont les critères d'examen ?
Chaque demande est étudiée et traitée par les services Diffusion et médiation des savoirs et Conservation, restauration, numérisation de la Direction des bibliothèques, en fonction des critères suivants :

• la disponibilité de la pièce demandée
• le statut de la pièce et ses éventuelles clauses restrictives de prêt
• son état de conservation et sa fragilité
• les conditions de sécurité et de conservation offertes par l’établissement emprunteur
• l’existence et l’adéquation du projet scientifique et culturel
• la qualité et le statut juridique de l’établissement emprunteur, la formation de son personnel ; toute demande émanant d’un organisme non muséal sera étudiée à titre individuel à la lumière de la pertinence de son projet scientifique et culturel et de sa capacité à assurer la mise en œuvre du prêt dans le respect des conditions stipulées.

Le circuit de décision
Les prêts pour exposition sont soumis à l’aval du Président du Muséum national d’histoire naturelle après avis des services de la Direction des bibliothèques, de la Délégation aux mouvements de la Direction générale déléguée aux collections et de la Direction des publics.

Motifs de refus

• Une demande formalisée ou complétée trop tardivement pour assurer la mise en œuvre du prêt
• Des conditions de conservation et de sécurité non conformes à la nature ou à la fragilité des documents
• La circulation hors des frontières françaises est assujettie à la délivrance de documents légaux, dont les délais d’obtention peuvent remettre en cause la faisabilité des prêts.
• Les collections dont le Muséum national d’histoire naturelle est gestionnaire et affectataire sont des collections nationales publiques et, pour partie, Musées de France. Toute demande d’emprunt sans projet scientifique et culturel détaillé, ou toute demande pour des finalités de décor ou d’agrément, sera refusée.
• Le refus du propriétaire lorsque la pièce de collection est en dépôt au Muséum
• La non réception des documents originaux contractuels tels que la convention de prêt et l’original de l’attestation d’assurance
• La non prise en charge d’un potentiel convoiement
• Le non recours à une société spécialisée dans l’emballage et le transport d’œuvres d’art, si cela a été stipulé comme condition d’obtention du prêt.

La mise à disposition des collections
Des propositions de calendrier d’enlèvement de départ et de retour devront être faites au service Conservation, restauration, numérisation. Les objets sont mis à disposition au maximum deux semaines avant l’ouverture de l’exposition, et les restitutions sont faites dans un délai maximal de deux semaines après la date de fermeture. Toute demande dérogatoire sera étudiée au cas par cas et devra être dûment motivée.

Selon la durée de l’exposition et le type de documents, des rotations pourront être demandées, assorties d’un éventuel convoiement. Leurs dates et modalités seront fixées dans la convention de prêt.

L’atelier de restauration des bibliothèques réalise les encadrements aux frais de l’emprunteur, qui fournit les cadres et le carton de montage.

L’emprunteur devra faire figurer à côté de l’image utilisée, sur tous les supports (publication, communication, etc.) la légende et le crédit de l’image fournie : nom de l’objet © Muséum national d’histoire naturelle/ nom du photographe ou les crédits spécifiques fournis par le Muséum.

Que faire en cas de modification de la demande ?
Toute demande de prêt supplémentaire, de modification de dates ou de lieux doit faire l’objet d’une information via expodbd@mnhn.fr, 4 mois minimum avant la date d’ouverture. Cette demande sera soumise à la validation de la direction générale déléguée aux collections et de la direction des bibliothèques.

Que faire en cas d’annulation de la demande ?
Toute annulation de prêt devra être transmise dans les meilleurs délais à l’adresse expodbd@mnhn.fr. Les frais déjà engagés demeureront à la charge de l’emprunteur.

Quelles sont les conditions de reproductions et les droits des reproductions des collections ?
Les demandes pour utiliser des photographies et/ou des images animées des œuvres et/ou objets empruntés appartenant au Muséum (pour toute exploitation, commerciale ou non) devront être impérativement adressées au service Diffusion et médiation des savoirs de la Direction des bibliothèques, à l’adresse biblimages@mnhn.fr,  pour les collections archivistiques, documentaires et artistiques, ou au service Images de la Direction des public phototheque@mnhn.fr pour les collections naturalistes. Toutes les demandes de l’Emprunteur pour exploitation à titre commercial ou non commercial des reproductions devront être préalablement autorisées par le Muséum national d'Histoire naturelle..

Selon les sujets, les emprunteurs sont invités à utiliser l'adresse de contact expodbd@mnhn.fr et à la mentionner, selon les sujets, en copie de tous leurs échanges :

- prise de contact, recherches préalables à la demande, demande de partenariat
- dépôt de la demande officielle : 

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